Treure bona nota

6.06.2016

En el trajecte d’avui del tren escoltava dos mestres de batxillerat sorpresos perquè alguns alumnes són capaços de trobar el solucionari d’un llibre de text per internet quan ells no ho han pogut fer. Què han fet aquests alumnes que no han fet ells? Quina és la diferència? La cerca? La manera de pensar entre dues generacions tecnològicament distants? Això mateix és el que està passant a l’Administració.

Un arxiu | Foto: Pixabay

Un arxiu | Foto: Pixabay

 

Només aquells que tenien més perícia a l’hora de realitzar-­la trobaven la informació (en això els arxius tenien avantatge) i la resta tornaven a fer la feina per obtenir­la. Hi ha hagut una mancança de gestió de la informació i els documents que dificultava la seva cerca i moltes vegades es denegava l’accés o es retardava simplement per la dificultat de trobar­la, i no pas perquè hi hagués cap altre motiu de pes. Manca de recursos en deien. Els funcionaris perdien molt de temps cercant una documentació mal organitzada i estructurada i el suport físic paper no ajudava. Però ara entren en joc les noves tecnologies i és el moment d’aprofitar els seus avantatges.

L’administració electrònica ens dóna una oportunitat real de fer un canvi en l’administració i aconseguir l’enyorada eficiència i eficàcia en la tramitació a l’Administració pública. A més, el cas dels professors que se sorprenien de les capacitats dels seus alumnes denota un canvi a la societat. Són per ventura els seus alumnes més intel∙ligents? La resposta és no, simplement tenen més traça en l’ús de les tecnologies i confien en el seu funcionament. La ciutadania comença a voler tenir­-ho tot a un clic de ratolí a la pantalla del seu ordinador, tablet o mòbil i es qüestiona el funcionament de l’administració. Per què he de tornar a presentar a l’Ajuntament aquella escriptura que ja vaig entregar fa dos mesos? Per què he de demanar un informe al servei X d’una administració perquè m’ho sol∙licita el servei Z d’aquesta mateixa administració? Per què no puc fer aquell tràmit des de casa si no tinc un certificat electrònic quan no ho necessito per comprar un bitllet d’avió per internet?

Quan hem de fer una gestió a un Ajuntament ja ens fem a la idea que perdrem unes hores. Ho tenim assumit. Però ha de ser així? Molts pensem que això és a causa de la burocratització al més estil Kafka o a una ineficiència que es troba en el seu ADN. La confiança en les administracions públiques no és que sigui gaire bona. Pensem que no ens volen ensenyar la documentació que sol∙licitem, que no estan al nostre servei. Quan en la majoria de les ocasions el que succeeix és que la cerca i la recuperació dels documents requereix massa recursos d’una administració ja saturada que no arriba a fer totes les tasques que té adjudicades. La realitat és més simple: una mala o inexistent gestió documental i una inèrcia en les dinàmiques i el treball diari.

Dia a dia he vist companys a l’administració saturats de feina que no es paren a fer una anàlisi del que estan fent encara que això els porti a seguir en el “caos” de papers i expedients ni es plantegen una reorganització. Ara la nova llei de procediment administratiu, la 39/2015, està posant a tots en solfa quan ens fa un copet a l’espatlla perquè anem cap a una administració electrònica real on tots els procediments siguin electrònics i, per tant, tota la documentació sigui electrònica. Ja no farà falta afegir el concepte de document electrònic o administració electrònica perquè això es donarà per suposat. Però fer­ho sense la implantació d’un sistema de gestió documental seria un error que ens portaria a perpetuar una mala praxi que ens aboca a un nou fracàs d’una administració electrònica que ja fa anys hauria d’haver funcionat.

Fins ara l’administració electrònica no ha tingut massa fortuna perquè no s’ha fet un canvi real amb una reenginyeria dels procediments, un canvi en l’organització i una millora del sistema. I tot acompanyat d’una desconfiança en el món electrònic. Puc refiar­-me d’un document electrònic? I si s’esborra? I si després no sé on està? Són les preguntes que no hem parat d’escoltar aquests anys. La resposta és ben senzilla: si tenim un sistema on es controla la documentació des de la seva creació i garantim que la documentació es gestiona i s’emmagatzema amb totes les condicions necessàries per ser accessibles, no podrem dubtar i l’administració electrònica funcionarà.

Per no parlar dels recursos estalviats que es poden aprofitar per cobrir altres mancances que millorin l’organització. Ja ho deia Obama en el seu memoràndum sobre gestió documental l’any 2011: una gestió correcta dels documents és la columna vertebral d’un Govern obert. És el camí per aconseguir una administració més propera al ciutadà on pugui conèixer al moment l’estat real de l’expedient que l’afecta perquè al darrere hi ha una automatització i gestió electrònica dels procediments que permet a l’administració donar­li accés.

Els que treballem als arxius administratius sabem que un document pot ajudar a una persona en qüestions del seu habitatge, en la sol∙licitud d’ajudes o a un ampli ventall de problemàtiques com també serveix a l’Administració ha de fer valer el bé comú per sobre de l’interès d’uns particulars mitjançant un document. Els documents són un mitjà de defensar els nostres drets i deures i per fer­-ho hem de garantir la seva integritat, autenticitat i preservació. I el camí és que la seva gestió sigui una prioritat, que tota organització estigui dotat d’un sistema de gestió documental amb unes polítiques en la matèria que permetin que l’eficàcia i l’eficiència no sigui una utopia sinó una realitat.

I en aquesta realitat juguem un paper bàsic pels nostres coneixements i experiència els arxivers que fa anys i panys que ens dediquem a gestionar la documentació amb una perspectiva més amplia del que habitualment creu la ciutadania incloent la millora dels processos de tramitació, la garantia de l’accés a la documentació i la preservació de la documentació que té el valor i algun dia algú pugui necessitar. No sé si els alumnes d’aquells dos professors han aconseguit aprovar trobant les respostes, però sense cap dubte qualsevol administració traurà bona nota si té un sistema de gestió documental.