Sobreviure a la gestió documental

6.06.2016

D’ençà uns anys, la gestió documental ha passat a ser un aspecte de primer ordre en ajuntaments grans i petits. Lluny queda aquell concepte de l’arxiver com a últim reducte d’una guerra perduda a les oficines, però guanyada quan la documentació passava a disposició de l’Arxiu Municipal: era aleshores quan s’aplicaven els principis de l’arxivística i de la gestió documental. Aquells valors propis d’una bona gestió dels documents, ara omplen estàndards internacionals, lleis, normes internes i, fins i tot, s’apropen al públic general a través de mitjans de comunicació (com aquest). Aquell arxiver que anava a solucionar el problema una vegada ja comès el crim, ara és l’arquitecte que planifica el sistema per reduir el nombre de morts; i és que pot sonar certament còmic, però molts han entès el concepte d’arxiu, durant massa temps, com un cementiri de documents, quan es tracta d’assegurar que no morin (sense aquests, la rendició de comptes i la transparència no serien possibles, o perdríem els drets administratius, fiscals i jurídics inherents al document públic).

Un arxiu documental

Un arxiu documental

El canvi ha estat, sens dubte, impulsat per l’administració electrònica. Les exigències en un document electrònic són, i seran, més elevades que en un en suport paper. Per aquest motiu, cal dissenyar i aplicar amb correcció absoluta els valors d’un bon sistema de gestió documental: la definició del vocabulari de metadades, el control dels formats i la seva obsolescència, el disseny de circuits i la seva simplificació, la classificació i l’estructuració dels documents i les dades, les polítiques de gestió (preservem, eliminem, accedim o restringim), entre d’altres. I això només es pot aconseguir amb aquelles eines que presenta el món de la gestió documental i que cal gestionar i integrar amb les aplicacions de gestió informàtiques més adequades: i vet aquí el gran problema de les administracions públiques, especialment de les petites.

No ens enganyem, la transformació digital de l’administració pública ha suposat, i suposa, una oportunitat de negoci per moltes empreses de l’àmbit del desenvolupament d’aplicacions de gestió. Els anomenats gestors d’expedients s’han convertit en productes informàtics que tot ajuntament, sigui de la mida que sigui, necessita imperiosament. I el problema radica en la concepció de la gestió documental, com aquestes empreses l’entenen i la integren a les seves aplicacions (parcialment, sovint). Una visió reduccionista del que és un gestor documental impera en la majoria d’empreses, amb la creença preocupant que l’aplicació parcial d’uns quants aspectes d’aquesta gestió de documents ja ens permeten presentar la nostra solució com un “gestor documental”. Gran error quan obliden que els documents existeixen en un ecosistema que va més enllà del gestor d’expedients, l’aplicació corresponent de gestió econòmica i tributària, i alguna cosa més que potser es té en consideració. L’oportunitat de negoci hi és, i es mantindrà en el temps (tornem-hi, obsolescència, necessitat contínua d’adaptació al món digital), però cal incorporar professionals de la gestió documental a les empreses. O, potser, els nostres organismes supramunicipals haurien de destinar més recursos a propostes com les d’Administració Oberta de Catalunya (AOC), organisme que elabora aplicacions per a la modernització de les administracions (especialment petits ajuntaments) i que, tot i els importants esforços per presentar una eina en gestió de documents (DESA’L) i un arxiu digital definitiu (iArxiu), queda molt per fer.

El problema, doncs, radica en la necessitat dels ajuntaments petits de gestionar la seva documentació a partir d’aplicacions que es contracten a empreses externes o optar per les opcions gratuïtes de l’AOC (o d’altra administració que presenti programari propi i lliure). Si la segona opció no ens convenç (els motius poden ser diversos, com ara la manca d’un recorregut més gran i desenvolupament de les eines), optarem per contractar solucions externes; igualment, una opció amb dificultats i no sempre satisfactòria. La mateixa natura de la contractació pública ens aboca, sovint, a patir les vicissituds d’un software que no és el que ens van prometre a l’oferta del licitador, que pretén que ens adaptem a una forma de treballar contrària a la nostra política de gestió documental, que no integra (desintegra), que arriba a la seva fi quan l’empresa entra en fallida, o que cal canviar quan finalitza el contracte i un nou licitador guanya el concurs. Per aquest motiu cal que els plecs del contracte siguin exhaustius i facin de la gestió documental un dels principals punts a tractar, amb clàusules d’incompliment que resolguin el contracte. I és indiferent si es tracta d’un contracte per adquirir un software específic de gestió documental, o d’una altra peça que formi part del sistema (gestor d’expedients, registre d’entrada i sortida, software d’un àmbit molt concret de gestió, etc.). Tot forma part del sistema global de gestió documental, totes les peces han d’estar connectades i funcionar segons les seves eines, procediments i criteris.

En resum, la solució ideal no la tenim, però hi ha dos actors que poden afavorir que avancem pel millor dels camins: els organismes supramunicipals amb recursos per treballar en solucions comunes pel conjunt de Catalunya; les empreses privades, sempre que comptin amb els professionals necessaris i que tinguin una visió de futur, en la gestió mateixa dels documents, que rarament tenen. Però l’administració sovint sembla incapaç d’avançar al ritme del seu temps, motiu pel qual s’ha de fer un esforç des de les organitzacions, per integrar la gestió documental en equips transversals que elaborin normes, dissenyin plecs de contractació i procediments pràctics i efectius per assegurar que, avui mateix, estem a l’altura dels requeriments, com a professionals i com a país.