L’obrador de les dades

Els nous sistemes de gestió documental estan revolucionant els arxius i fan cada dia més ineludible la transparència de les administracions. Francesc Giménez treballa a l’Arxiu Municipal de Sant Cugat, que forma part de la comunitat de la XAM de la Diputació de Barcelona. Giménez sosté que els arxius municipals ja no són aquells inhòspits amagatalls documentals a l’espera del rescat de l’intrèpid Robert Langdon de torn.

La llei d’arxius i gestió de documents estableix que, en l’àmbit local, els ajuntaments dels municipis de més de deu mil habitants han de tenir un arxiu propi que compleixi les condicions relatives a l’aplicació d’un sistema de gestió de la documentació, i disposar de personal suficient i d’unes instal·lacions adequades. Així mateix, determina que els arxius municipals defineixen, implanten i mantenen el sistema de gestió de la documentació administrativa en fase activa i semiactiva, i gestionen i conserven la documentació en fase semiactiva i la documentació històrica. Aquesta definició normativa, però, amaga, sota la freda descripció, uns sòlids valors que van més enllà de la custòdia i la gestió patrimonial.

El servei de gestió documental i arxiu en l’àmbit municipal és essencial pel Back Office administratiu com a obrador de les dades estructurades. En l’era de la transparència informativa esdevé un actor ineludible, com és ineludible el tecnòleg, el jurista o l’expert en organització, i tot aquell que posseeixi o intervingui en l’elaboració de sistemes estructurats d’informació. Les eines de gestió documental, que s’estan aplicant en silenci als arxius des de fa anys, ara esdevenen conegudes, quan des de les organitzacions es veu la seva potència en relació amb les noves lleis de transparència i accés a la informació. El quadre de classificació funcional, l’obsessió perenne del col·lectiu arxiver, pren sentit real quan abandona l’isolament en què molt sovint viu, i se’l relaciona amb altres eines de gestió, com el catàleg de processos administratius, el registre electrònic i el nucli de dades únic; i quan entra en relació amb eines d’interrelació de polítiques de conservació i accés general. El servei d’arxiu té aquestes eines estructurades, i amb elles ha pogut establir un sistema d’ordenació i classificació enfocat a la qualitat de les dades i a la racionalització de la informació, perquè en el si de les seves funcions està impregnat l’accés com a prioritat, i aquest tant inclou la descripció de documentació en suport animal, i en valor de llagrimall, com la fiabilitat informativa d’integritat i perdurabilitat de la metadada digital.

El valor del servei de gestió documental i arxiu rau, per tant, en les eines que aquest aporta com a màxim coneixedor i que tenen incidència directa en la informació municipal. Aquest valor es converteix en instrument d’autèntic potencial quan s’interrelaciona amb els circuits administratius interns dels ens locals i és capaç de formar part de l’engranatge al servei de la informació, la qual cosa permetrà a la ciutadania conèixer activament la classificació de les funcions de l’administració més propera, així com el règim d’accés per cada funció i el període en què s’ha de conservar cada un dels seus documents associats i el tràmit relacionat, fins i tot establint un registre on s’indica motivadament l’eliminació documental.

En definitiva, els arxius municipals ja no són aquells inhòspits amagatalls documentals a l’espera del rescat de l’intrèpid Robert Langdon de torn, sinó que s’han traslladat dels soterranis de la memòria a les finestres de l’accés, i només així els seus valors aconsegueixen ser autèntics motors d’informació pública.