Francesc Giménez i Martín

Francesc Giménez i Martín

Arxiver i gestor documental

Siguem ordenats, respectem-ne l’origen

Qualsevol ordenació basada en criteris que no respectin la integritat de cada conjunt documental desvirtua el propi fons

Avui en dia hem estat testimonis de moltes notícies d’adquisició d’arxius que tenien el seu eix problemàtic en l’origen del fons i la seva destinació. Algunes d’elles tant transcendents com la documentació de la Generalitat i de particulars custodiada durant anys a l’Arxiu de Salamanca, en un clara ruptura del principi de provinença que ha suscitat intensos debats polítics en els quals els criteris tècnics quedaven al marge.

Imatge d’un Metroon grec, autèntic arxiu d’estat. Títol: Metroon. Autor: Börkur Sigurbjörnsson

També n’hi ha hagut d’altres relacionades amb la discutida política d’adquisicions de grans fons mediàtics per part d’entitats públiques (per exemple, el Fons Tusquets o el Fons Plaza&Janés) o la reiterada i volguda creació d’arxius temàtics (tan propers en el temps com el Fons Francesc Cabana, publicitat com l’arxiu de la “història de l’empresa catalana”). Com podem veure, i aquests només en són alguns petits exemples, l’actualitat està plenament imbuïda d’actuacions en què la procedència i la finalitat dels arxius s’han usat amb criteris molt poc arxivístics.

És per aquest motiu que cal centrar-nos en un dels fonaments de l’arxivística, el principi de provinença, per entendre’n el significat i intentar fer més comprensible al lector què hi ha en el rerefons d’aquests debats mediàtics. Aquest principi es basa en un criteri en si mateix molt simple: els documents d’un organisme o institució no es poden barrejar amb els documents d’un altre organisme o institució. De la mateixa manera, els documents no es poden disgregar; s’han de mantenir units i íntegres, identificats i delimitats. Si busquem l’origen clàssic del principi, tot i que el podem trobar amb anterioritat, ens hem de referir a Natalis de Wailly, que el 24 d’abril de 1841 el va sistematitzar essent cap de la secció administrativa dels Arxius Departamentals, depenent del Ministeri de l’Interior francès.

L’èxit que ha tingut aquest principi en tota la tradició arxivística, com a pilar indiscutible, se sustenta en la seva simplicitat plàstica: la millor manera d’organitzar és ordenant. Segurament la por al desordre, al caos, és una de les preocupacions més existencials de qualsevol ésser humà.  De fet, en els arxius del Temple de Eanna, a Uruk, del palau protosiri d’Ebla, del palau siri d’Ugarit, del palau hitita de Hatusa i dels palaus de Nimrud i de Mari ja es van aplicar mesures de conservació i recollida en tauletes de fang, que es podien considerar autèntics arxius i que ja mantenien el respecte a la procedència dels fons, sistema que fou seguit, per utilitat funcional, en l’època clàssica (per exemple, el Metroon grec, autèntic arxiu d’estat, en el qual es guardaven els documents oficials i, fins i tot, els grans tractats literaris; o el tabulàrium dins de l’Aerarium romà, entre d’altres) i, ja amb major complexitat, en les èpoques medieval i moderna. Com es pot comprovar, el sentit de la gestió documental, des dels primers temps, té origen en la imperiosa necessitat d’establir aquells mecanismes que controlin la informació que ocupa un espai. Aquest espai  tant el podem entendre com a físic o com a virtual; el podem veure en una cambra o en un núvol digital, però en tot cas és espai que requereix ser ordenat per adquirir autèntica utilitat. I aquesta organització no pot seguir criteris subjectius, sinó que ha de seguir un criteri emparat en un mètode universal i objectiu d’ordenació.

Per tant, quan des dels arxius es recalca la importància del principi de provinença, s’està apel·lant al concepte d’ordre d’essència platònica, basat en l’origen metafísic, ontològic i essencial, que subsisteix en el món de les idees i que el món material on vivíem pren de model. Sota aquesta concepció, podem trobar la gènesi de la necessitat humana d’establir una ordenació a les matèries capacitant-ne així el seu control. La relació estricta entre el productor i la seva documentació permet, doncs, no desvirtuar les funcions per les quals aquell va crear-la i, alhora, mantenir la visió de cada fons com un tot complet i inalterable. Només seguint un criteri funcional es pot mantenir, per tant, aquest ordre coherent que respecta la motivació per la qual es va crear cada document del fons i, de retruc, el fons en si. Qualsevol ordenació basada en criteris que no respectin la integritat de cada conjunt documental desvirtua el propi fons, creant col·leccions o agrupacions irreals basades més en una visió d’aparador o d’exposició de tresors, i molt allunyades de l’autèntica realitat dels documents.

El principi de provinença té implícits i associats dos principis bàsics, també, de l’arxivística: el principi de respecte a l’ordre original i el principi de respecte a l’estructura arxivística. Aquests tenen com a objectiu el manteniment de l’ordenació original del fons i de les unitats administratives productores, respectivament. Aquests principis, enclavats en les arrels de la gestió documental, també es reflecteixen en l’administració actual. De fet, la mateixa llei d’arxiu i gestió de documents, recollint l’essència del que s’ha comentat, defineix un fons documental com “el conjunt orgànic de documents aplegats en un procés natural que han estat generats o rebuts per una persona física o jurídica, pública o privada, al llarg de la seva existència i en l’exercici de les activitats i les funcions que li són pròpies”. Els sistemes de classificació dels documents de les administracions actuals, creats o participats pels gestors documentals, segueixen aquest criteri funcional d’ordenació, tan antic com la mateixa Acròpolis, basat en allò que fa l’organisme i no en allò que l’estructura orgànicament.

L'Acròpolis vista des de

Tot i el reconeixement d’aquest principi i la senzillesa pràctica que el sustenta i que s’ha intentat explicitar en aquest escrit, com hem vist, avui en dia es repeteixen actuacions que el trenquen i no és estrany veure sovint com des de visions polítiques i/o intencionades, i sota el vessant patrimonialista encara persistent, s’intenta mantenir la creació de col·leccions factícies dins dels arxius (o arxius directament facticis), més properes a altres institucions culturals, i allunyades de la funció testimonial i administrativa que tot document porta en la seva gènesi creativa i que justifica el mateix concepte de fons.

I en aquestes deliberacions em trobo quan rebo a la meva taula una carta d’un altre organisme adjuntant unes fotografies aïllades d’actes públics realitzats en el meu municipi, que en motiu de l’ordenació del seu arxiu ens l’envia perquè “creiem que és el més idoni per la seva conservació”. La idoneïtat, per tant, segons aquest parer, passa de nou per la disgregació i descontextualització de part del seu fons. Mentre cerco al nostre arxiu els negatius originals dins la sèrie d’actes de protocol, irremeiablement, em torna a venir al cap la reiterada ruptura del principi de provinença.

Fes-te subscriptor de Núvol

Suma't al digital de cultura i gaudeix d'un munt d'avantatges

  • Participa en sortejos setmanals i guanya llibres

  • Rep la revista anual en paper

  • Accedeix a la Biblioteca del Núvol

  • Aconsegueix descomptes culturals

Subscriu-t'hi ara!
Torna a dalt
Núvol utilitza 'cookies' per millorar l'experiència de navegació. Si continues navegant entendrem que ho acceptes.
Accepto Més informació